Sikkerhet og personvern for skolene i Strand
Strand kommune har innført Chromebook og digitale læringsverktøy på alle skolene sine. For å bruke læringsverktøyene må de behandle personopplysninger. Før et program tas i bruk, vurderer kommunen risikoen både teknisk og organisatorisk, for å sikre at programmet ivaretar elevenes og foresattes personvern. Når kommunen bruker leverandører for programmer, inngås det en databehandleravtale som regulerer hvordan leverandøren behandler personopplysninger på kommunens vegne.
Kontakt vårt personvernombud
Kommunen har utnevnt et eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan kommunen behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter overfor kommunen. Personvernombudet har taushetsplikt.
Vårt personvernombudet i Strand kommune er Ingeborg Tungland.
Telefon: 911 57 150
Epost: ingeborg.tungland@strand.kommune.no.
Hvorfor behandler vi personopplysninger om elever og foresatte?
Strand kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver. I denne sammenheng betyr det å utføre undervisning etter opplæringsloven. Dette gjør vi for at elever og lærere skal kunne logge på og utføre sine oppgaver.
Dersom Strand kommune skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil vi sørge for at det vil være et lovlig grunnlag for dette, for eksempel samtykke.
Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger?
Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:
- Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
- Personopplysningsloven og personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
- Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon
Hvor henter vi opplysninger fra?
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi, om nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, som for eksempel Folkeregisteret. Du har alltid rett til å få vite hvor vi henter opplysningene fra i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
- Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn og sivilstatus.
- Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, i dette tilfellet skole.
Systemer vi behandler personopplysninger i:
IST
IST er skoleadministrativt system der vi samler fornavn, etternavn, klasse, e-postadresse, personnummer, bostedsadresse, karakterer, telefonnummer, fravær, anmerkninger og skolehistorikk
Google Workspace for Education
Fornavn, etternavn, epostadresse, skole, elevarbeider, kommunikasjon elev/lærer, resultater og underveisvurderinger
Læremidler
Vi bruker ofte pålogging fra Google eller Feide (Felles elektronisk identitet) for å få tilgang til ulike digitale læremidler og verktøy. Det som da ofte blir behandlet av personopplysninger er fornavn, etternavn, epostadresse, organisasjon (Strand kommune), organisasjonsenhet (skolen) og elevproduksjon (elevens arbeider i læremiddelet/verktøyet).
Conexus Engage
Conexus Engage henter opplysninger fra Utdanningsdirektoratet om nasjonale prøver og kartleggingsprøver. Her behandles elevens fornavn, etternavn, skole, klasse og resultater.
Visma Voksenopplæring
For deltakere i voksenopplæringen på Ryfylke læringssenter. Visma voksenopplæring er et skoleadministrativt system som samler fornavn, etternavn, kjønn, fødselsdato, nasjonalitet, morsmål, telefonnummer,, personnummer/DUF-nummer og en del andre personopplysninger for å kunne gi tilbud til deltakerne.
Ønskes en fullstendig liste over hvilke systemer vi behandler personopplysninger i, kan en kontakte Strand kommune, se informasjon nederst på denne siden.
Hvordan får foresatte innsyn?
Du har rett til innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg. Nærmere informasjon om innsyn fremgår av kommunenspersonvernerklæring eller søke om innsyn via skjema for innsyn av personopplysninger
Du kan også få innsyn i opplysningene gjennom elevsamtaler eller utviklingssamtaler.
Rett til å få korrigert uriktige personopplysninger
Dersom våre opplysninger om deg ikke er riktige, har du rett til å få korrigert disse. Det gjelder også dersom vi ikke har fullstendige opplysninger om deg. Nærmere informasjon om retting og korrigering fremgår i kommunens personvernerklæring.
Når slettes opplysningene?
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det.
Avhengig av system, slettes dataene etter mellom 0-12 måneder. Dersom dataen er arkivverdig, lagres de etter arkivloven.
Digital dømmekraft
Strand kommune skal sørge for at de ansatte i skolene er i stand til å gjennomføre god opplæring i digital dømmekraft. Skolelederne skal sørge for at rutiner som gjelder for personvern i skolene er godt kjent for elever, foresatte og ansatte. Skoleledere får sin opplæring gjennom rektormøter. Lærere får opplæring via nettverket for ressurslærere/ fyrtårnlærere og gjennom arbeidet beskrevet i Strategi for digitalisering av Strandaskolen.
Opplæring av elever
Skolene skal systematisk arbeide med elevene om digital dømmekraft. Tema skal også være knyttet til personvernrelaterte spørsmål, hva er personopplysninger, hvorfor datasystemer bruker personopplysninger og hvordan eleven selv kan sikre trygg bruk. Skolene skal også ha spørsmål knyttet til elevenes rettigheter som tema
Dine rettigheter
Du som registrert har flere rettigheter, jmf. artikkel 12-17 i personvernforordningen. Dette handler blant annet om retten til innsyn, retting og sletting av sine personopplysninger.
Ved ønske om innsyn, retting, sletting eller andre spørsmål kan Strand kommune kontaktes. Dette kan gjøres direkte til den aktuelle skolen, eller sentralt til postmottak@strand.kommune.no Hvordan du går frem kan du lese på kommunens personvernerklæring.